各部门：

2014年归档工作已经开始。为确保我校文件材料归档齐全、完整，请各部门将2013年度形成的材料按时进行整理、移交。现将相关工作有关事项通知如下：

一、归档范围

1．2013年1月1日至12月31日期间，学校各部门在党政管理、科研、教学、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料；2013年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。

2．归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘、视频、音频等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求

1．原分管并协调档案管理工作的中层干部和兼职档案员如有变更，请填写《半岛网页版,半岛（中国）归档单位分管领导及兼职档案员信息表》（见附件1），并报送档案室（没有人员变更的单位不用填报），同时发电子版至316227761＠qq.com。

2．各部门要高度重视归档工作，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

3．归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

4．归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不缺页、漏项。

5．归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间，归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

6．各兼职档案员应将收集完整的文件材料进行初始鉴定。在档案室的指导下进行分类、整理、排列，并按要求将归档文件目录输入档案网络管理系统（南大之星），对于有电子文件的务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统。

7．各部门归档过程中，如需要2013年市级目标考核资料，可与档案室联系，取回相应资料。

三、归档程序

1．归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案室按归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

2．移交手续：归档单位移交档案材料时须填写“档案移交目录”，目录一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

3．移交地点：学校综合档案室（明德楼D804—1）。

4.各部门在归档过程中如有问题，请及时与档案室联系。联系方式：88215404（办公电话）；161308916（档案业务交流群）。本通知及所需表格可在档案室网页下载：http://zhdas.xawl.org/。

四、归档时间

请各部门于2014年6月30日前，将整理完成的归档材料移交学校综合档案室，具体归档指导、移交时间请各部门与档案室联系。

附件：1.半岛网页版,半岛（中国）归档单位分管领导及兼职档案员信息表

2.半岛网页版,半岛（中国）档案移交(接收)登记表

3.半岛网页版,半岛（中国）归档说明书

党政办公室

2014年4月4日

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