各学院：

2014年毕业生档案归档工作已经开始，为确保应归档本（专）科生档案的完整性、准确性和及时性，现将相关工作有关事项通知如下：

一、归档时间

2014年5月至毕业生离校前为我校2014届毕业生档案归档时间。各学院具体归档时间安排另行通知。

二、归档范围

1．毕业生学籍表（永久保存）

2．高等学校毕业生登记表 （永久保存）

3．本科生优秀论文和毕业设计（长期保存）

4．毕业生集体合影（永久保存）

5．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

三、归档要求

1．毕业生学籍表、高等学校毕业生登记表分别以班级为单位组卷，并完成打页号、输入卷内目录（见附件3）等工作。具体要求：页码应打在每页材料的右上角（目录及备考表除外）。在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可。备考表（见附件5）填写后放在每班材料最后，其中应说明班内学生的学籍变动情况，并由负责老师签字。

2．校级优秀毕业设计（论文）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。

3．毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级及人物排序（见附件4）。

4．兼职档案员应在档案室的指导下对归档材料进行分类、整理、排列，并按要求将目录输入档案网络管理系统（南大之星），对于有电子版的材料务必将其相应的电子版上传至档案管理系统。

四、归档流程

1．归档验收：毕业生学籍表应先在教务处审查验收，加盖教务处印章后，送交综合档案室；其余归档材料直接交档案室。档案移交时，交接双方当面检查，档案室按归档要求进行验收，不符合要求的退回学院，合格后方可办理移交手续。

2．移交手续：各学院移交档案材料时须填写“档案移交目录”（见附件2），一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

3．移交地点：学校综合档案室（明德楼D804—1）。

4．联系方式：88215404（办公电话）；161308916（档案业务交流群）。

五、其他

1．各学院原分管并协调档案管理工作的中层干部和兼职档案员如有变更，请填报《半岛网页版,半岛（中国）归档单位分管领导及兼职档案员信息表》（见附件1），并报送档案室（没有人员变更的学院不用填报），同时发电子版至316227761＠qq.com。

2．各学院要充分认识毕业生档案归档的重要性，严防遗失、归档不全等现象的出现。

3．各学院在归档过程中如有问题，请及时与档案室联系，本通知和所需表格以及具体归档时间安排（另行通知）可在档案室网页下载：http://zhdas.xawl.org/。

附件：1.半岛网页版,半岛（中国）归档单位分管领导及兼职档案员信息表

2.半岛网页版,半岛（中国）档案移交(接收)登记表

3.学籍档案目录

4.半岛网页版,半岛（中国）XX学院XX专业XX届X班毕业生合影说明

5.备考表

党政办公室

201４年4月４日

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